Projektmanagement Camp in Barcelona 2017

Am 6. und 7. Oktober fand das Projektmanagement Camp in Barcelona statt, an dem wir mit vier Leuten sowie einer Kollegin von land in sicht, teilnahmen. Das PM Camp in Barcelona gehört zu einer Serie von Camps, die überall in Europa stattfinden und sich an Projektmanager, Führungskräfte, Entwickler, Kunden und jeden richten, der sich für Kommunikation und Planung von Projekten interessiert.

Donnerstag, nach der Arbeit, brachen wir zu den jeweiligen Flughäfen (Zürich und Basel) auf und landeten spät in der Nacht in Barcelona. Aufgrund der letzten Ereignisse (Terroranschlag, Streik, Unabhängigkeitsabsicht Kataloniens), entschieden sich einige nicht teilzunehmen, sodass wir schlussendlich eine Gruppe von ca. 60 Personen waren.

Erwartet hatte ich Projektmanager aus der IT und Webentwicklung, allerdings stellte ich schnell fest, dass wir mit unserer Branche in der Unterzahl waren. Nach anfänglicher Enttäuschung, bemerkte ich die Möglichkeit, über den Tellerrand hinauszuschauen und den Horizont zu erweitern. Hier einige Beispiel von Menschen und Gesprächen:

  • Brian aus LA/Barcelona, Berater, mit viel Wissen darüber, was Unternehmen benötigen und wie oft die eigene Sichtweise zu den reellen Bedürfnissen divergiert.
  • Peggy aus Deutschland/Barcelona, Beraterin, sie weiß sehr viel über zwischenmenschliche Kommunikation und interessierte sich sehr für non-verbale Kommunikation.
  • Ido aus Israel, Projektmanager in den staatlichen Atomkraftwerken, wollte wissen, ob Scrum sinnvoll für ihre administrativen Abteilungen ist.
  • Frank aus Deutschland/Barcelona, Projektmanager (Open Source), wir diskutierten verschiedene Konzepte zur Portfolioverwaltung und -überwachen bei multiplen Projekten sowie den Umgang mit Tools.
  • Andrius aus Litauen, Projektmanager bei einer Bank, muss viele Entscheidungsträger unter einen Hut bringen; er hat ähnliche Herausforderungen.
  • Lisa aus England/Barcelona, Trainerin, sie ist sehr erfahren in Teambildung und dem Umgang mit Diskussionen, ohne in eine Eltern-Kind-Rolle zu verfallen.
  • Maria aus England/Barcelona, Projektmanagerin, nimmt sich gerade eine Auszeit und hat zuvor Projekte aus dem Bildungsbereich geleitet. Wir hatten unzählige interessante Gespräche!
  • sowie viele weitere, tolle Menschen und Gespräche.

12 Tips für bessere Vorträge (Pascal Dürsteler)

Etwas ausserhalb des PM-Bereiches gab es eine Session darüber, wie man Vorträge interessanter gestaltet. Anschaulich erklärt und mit praktischen Beispielen untermalt; hier sind seine essentiellen Punkte:

  1. Schlüsselbotschaft: Man sollte sich nicht in zu vielen anderen interessanten Fakten verlieren, sondern an einer Schlüsselbotschaft orientieren.
  2. “Warum zuhören?” Wenn man seinen Zuhörern zu Beginn des Vortrags Informationen darüber liefert, was der Vortrag für einen Nutzen bringt, ist die Aufmerksamkeit gewiss.
  3. Spannung und Neugier erhalten die Aufmerksamkeit. Dies kann man beispielsweise mit Fragestellungen, die während des Vortrags beantwortet werden, erreichen.
  4. Strukturiert wie ein Baum: Der Baumstamm stellt die Schlüsselbotschaft dar, die Äste erhalten weitere Informationen um die Botschaft zu unterstützen. Wichtig ist hierbei jedoch, dass alle Äste eine Verbindung zum Stamm haben, um die Struktur zu erhalten. Dies verhindert beispielsweise Gedankensprünge.
  5. Habe eine Story: Eine Story ist einfacher zu lernen als eine genaue Reihenfolge von Wörtern oder Sätzen. Dies reduziert Nervosität und bringt Ruhe in den gesamten Vortrag.
  6. Bilder malen; Personen erinnern sich später besser an eine Story, wenn diese so formuliert wurde, dass im Kopf Bilder entstehen; analog zu Büchern, die man liest.
  7. Fakten sind gut, Emotionen sind besser. Sie bleiben nach dem Vortrag eher bestehen.
  8. Das Ende. Der Vortrag sollte nicht abrupt mit einem “Noch Fragen? Dann Bedanke ich mich für die Aufmerksamkeit” enden, sondern zum Ende führen. Dies lässt sich beispielsweise durch eine Zusammenfassung erreichen.
  9. Übung! Wer vor dem Publikum steht ist in dem Moment wesentlich nervöser und mag einiges vergessen; Man sollte seinen Vortrag also nicht nur auswendig können, sondern in der gesamten Ausführung sicher sein.

Multiple Projekte mit Scrum (Nicki Schinow)

Diese Session habe ich selbst gegeben, da wir seit einigen Monaten zu einer Scrum-Arbeitsweise übergegangen sind. Es gibt für Agenturen sehr viele Herausforderungen im Umgang mit verschiedenen Projekten innerhalb von Sprints, die durch das Scrum-Framework nicht im Detail vorgegeben werden:

  • ständiger Kontext-Wechsel
  • alle Kunden in die Scrum-Veranstaltungen integrieren (Sprint Planning, Daily Scrum, Retrospektive, Testing, Entscheidungen, …)
  • Umgang mit unfertigen Aufgaben
  • kundenspezifische Bedürfnisse

Die Session startete ich mit einer kurzen Zusammenfassung über die Bedeutung von Scrum und agiles Projektmanagement. Danach sprachen wir über die Scrum-Vorgaben und Diskussionen in Foren und Blogs. Es gibt keine klare und eindeutige Lösung dafür, deswegen entscheiden sich viele Agenturen gegen Scrum. Schlussendlich hatten wir eine tolle Diskussion zu Themen wie "Ist Scrum überhaupt das richtige Framework dafür?" über "Wir haben damit folgende Erfahrungen gemacht …" bis hin zu Lösungsmöglichkeiten.

Das Ergebnis war zwar nicht "die Lösung", dafür sammelten wir gemeinsam viele Ideen und Ansätze.

Tuff Leadership Training zum Thema Feedback (Jakob Höfflin)

In dieser Session wurde eine Methode besprochen, besseres Feedback zu geben. Dies ist nicht nur hilfreich im Kontext PM, sondern auch eine interessante Lektion für den Alltag.

Die Technik basiert auf der grundlegenden Idee, die eigene Motivation Feedback zu geben, gut zu überdenken. Anstatt die Frage zu stellen „Wie bekomme ich ihn/sie dazu … zu tun“, sollte Feedback aus dem aufrichtigen Wunsch heraus gegeben werden, seinem Gegenüber in einer positiven Entwicklung zu unterstützen. Dabei sollte gezielt unter die Oberfläche gegangen und Verhaltensweisen oder Denkstrukturen angesprochen werden, anstatt diese emotionale Ebene zu meiden und nur eine bestimmte Arbeit oder Handlung zu kritisieren. Nur dadurch kann eine echte Verhaltensänderung entstehen. Um dabei unbeabsichtigte persönliche Angriffe und emotional aufgeheizte Debatten zu vermeiden, schlug Sessionleiterin Lisa Gill vier Schritte vor:

  1. Einverständnis: Zuerst sollte die Person gefragt werden, ob sie in der gegebenen Situation überhaupt an einem Feedback interessiert ist. Hier sollte nur auf ein klares ‚Ja“ zum nächsten Schritt gegangen werden.
  2. Botschaft: Das Feedback sollte so direkt und knapp wie möglich formuliert sein. Dabei ist es wichtig, auf einer Ebene mit dem Gegenüber zu bleiben und nicht in eine Elternrolle zu verfallen.
  3. Zuhören: An diesem Punkt ist es wichtig dem anderen das Gefühl zu geben, dass er/sie auch verstanden wird. Das Zuhören verhindert, dass das Gespräch in eine hitzige Diskussion abgleitet. Auch hier gilt es, auf Augenhöhe zu sprechen und keine Elternrolle einzunehmen. Eventuell kann es Sinn machen, erneut nach dem Einverständnis zu fragen, ob die Diskussion fortgeführt werden soll.
  4. Coachen: Schließlich kann es möglich sein, den anderen darin zu unterstützen die besprochenen Punkte anzugehen.

Diese Schritte wurden während der Session in Dreiergruppen rollenspielerisch ausprobiert. Ein Feedback-Geber sollte einem Feedback-Empfänger zu einem vorgegebenen Verhalten Rückmeldung geben. Die dritte Person sollte dieses Gespräch beobachten und anschließend kommentieren. Es war interessant zu erkennen, dass es anhand der beschriebenen Regeln möglich ist, konstruktive Kritik auf einer sehr emotionalen Ebene zu üben. Die vier Schritte müssen jedoch gut geübt sein, um nicht wieder in gewohnte Diskussionsmuster zu verfallen.

Eine der Botschaften der Session lautet: „Die intuitive Reaktion ist zu diskutieren. Zuhören ist der Ausweg.“ Indem man im Gespräch auf Augenhöhe bleibt und zuhört, anstatt zu argumentieren, ist es möglich, auch auf persönlicher Ebene Feedback zu geben und grundlegende Eigenschaften einer Person zu kritisieren. Es muss nur richtig gemacht werden.

Agile für meine Oma (Nicki Schinow)

Was ist agiles Projektmanagement? Wie funktioniert es im Detail und welche Tools stehen einem zur Verfügung? (Grober Überblick)

Konkreter sprachen wir darüber, wie man Entscheidungsträgern Scrum verkaufen und sie darin integrieren kann. Gemeinsam entdeckten wir, dass die Hauptargumentation im Vorteil und Nutzen liegen muss. Was springt für mich dabei raus? Ebenfalls wichtig ist die positive Einstellung, die auch bestehen bleiben muss, wenn Widerstand auftritt.

Eine gute Diskussion mit vielen Ideen, ein Verkaufsgespräch, auch über Scrum hinaus, zu führen.

FuckedUp Talk (Stefano Rutishauser)

Gewöhnlich wird bei einem Gespräch über einen Projektabschluss meist von einem Erfolgserlebnis erzählt. Oft vergisst oder verdrängt man Projekte, welche fürchterlich gescheitert sind. In diesem Talk haben die Teilnehmer dem Scheitern eines Projekts etwas Platz eingeräumt. Gemeinsam unterhielt man sich über gescheiterte Projekte und deren „lesson learned“.

Konzeption – aller Anfang

Eine Teilnehmerin erzählte dabei von Ihrem Projekt, welches an einer Grundlage im Projektmanagement scheiterte, respektive stark verzögerte – nämlich dem Projektkonzept. „Ein Kunde beauftragte uns mit einem neuen Projekt, bei dem es um eine Auswertung von Daten ging. Der Auftrag wurde über mehrere Abteilungen weitergegeben, wobei niemand die genauen Anforderungen in Form eines Konzepts niederschrieb. So kam es, dass nach mehreren Wochen Arbeit, die ersten Missverständnisse entdeckt wurden und das Projekt neu aufgegleist werden musste. Diesmal mit einem Projektkonzept am Start.“

Retrospektiven zur kontinuierlichen Verbesserung (Nicki Schinow)

Retrospektiven sind Teil des Scrum-Frameworks und finden stets am Ende eines Sprints statt. Während einer Retrospektive wird die Arbeit, Kommunikation, Abläufe, etc. reflektiert - mit dem Ziel, verbessert und effizienter in den nächsten Scrum-Sprint zu starten.

Anita zeigte uns Kommunikations-Grundlagen, die die Basis für das Meeting bilden. Hierzu gehört zum Beispiel, dass niemand für das, was er sagt, verurteilt wird. Da sonst ein offenes und ehrliches Gespräch nicht möglich ist. Einen definierten Zeitrahmen braucht es im Ablauf ebenfalls. Wenn eine Retrospektive startet, wird das Feedback ohne Begrenzung, Kategorienzuordnung und Lösungsvorschlag, gesammelt. So ist es möglich, dass Punkte wie "der Kaffee ist schlecht" ebenfalls aufgenommen werden. Im nächsten Schritt bewertet das Team die einzelnen Punkte, da die Zeit eben begrenzt ist. So kann es passieren, dass über den "schlechten Kaffee" gesprochen wird, sofern das Team das Thema als wichtig deklariert und es somit relevant für den Workflow, das Projekt, die "Deadline", … ist. Im Weiteren werden konkrete Aufgaben, die zur Verbesserung beitragen sollen, definiert und explizit einer bestimmten Person zugewiesen.

Ein weiteres Thema war, Berufsanfänger und schüchterne Personen aktiv in die Retrospektive einzubeziehen.

Social Event

Donnerstag Abend fand das social Event in einer Tapas Bar statt – ein Muss in Barcelona! Wir genossen gemeinsam Tapas, guten Wein und gute Gespräche in einer angenehmen Atmosphäre.

Das Camp war sehr inspirierend, und wir lernten sehr viel über uns selbst, über Kommunikation, Teambildung und optimierte Projektabläufe.